Miért fontos a pontos rendszerterv, részletes specifikáció?

Függetlenül attól, hogy milyen területen dolgozunk, fontos a pontos feladatmeghatározás. Mit bukhatunk, ha ez nem teljesül?

Nagyon sok esetben-és általánosságban véve az ipar minden egyes területén igaz- ha szeretnénk valakit megbízni egy kivitelezési munkával, akkor fontos, hogy a kivitelezési specifikáció a lehető legpontosabb legyen. Attól függően, hogy mire lenne szükségünk, rendelhetünk: egy szoftvert, megírt programot, ami valamilyen optimalizálási feladatot lát el. Lehet szó egy tervezési munkáról: egy gépet szeretnénk beszerezni, ami talán egyedi igényekkel rendelkezik, és ebből adódóan, egyedi gyártmányra lenne szükség.

Akár így, akár úgy: függetlenül attól, hogy mit szeretnénk rendelni, pénzt bukhatunk azon, amennyiben az nem a lehető legmegfelelőbb módon készül az el. Itt pedig felmerülhet a kérdés: mit tehetünk mi magunk azért, hogy a rendelni kívánt termék a lehető legjobban, és legkönnyebben legyen kész?

A cikk képe egy hasonló kérdést foglal magában: a szoftverfejlesztés során a frontend kidolgozása a backend előtt nagyjából olyan munkához vezethet, mint amikor először a falakat építik fel egy épület esetén-anélkül, hogy megnéznénk, hogy nincsenek-e fák rossz helyen.

Miért fontos a részletes specifikáció?

Nagyon sok tényezőre vezethető vissza, hogy miért érdemes részletes specifikációt írnunk abban az esetben, ha egy megrendelést szeretnénk leadni. Ilyenek lehetnek például:

• A projekt kivitelezési gyorsasága;
• A projekt ára, annak költségei;
• A funkcionális megfelelés;
• A munka során keletkező feszültség mérséklése;
• Kölcsönös elégedettség

Ha egy-egy rövid pontban ki szeretnénk fejteni ezeket, néhány példa kíséretében, akkor mégis mit mondhatnánk? Jómagam programozó lennék, így ebből a nézőpontból, szemszögből tudnám a dolgokat bemutatni.

A projekt kivitelezési gyorsasága

Nekem alapvetően az a meglátásom, hogy akár 30-50%-al is lecsökkentheti egy fejlesztés idejét, amennyiben rendes, és részletes specifikációt használunk a kivitelezés során. Legyen szó akár egy egyszerűbb, szimpla weboldalról, melyet egy hátsó CMS rendszer szolgál ki, vagy egy komplexebb munkáról: nagyon sok fejfájást okozhat az, amennyiben nem teljesen világos, hogy mik egy ügyfél igényei.

Sokszor előfordulhat, hogy a tesztelési folyamatok közben át kell alakítani az adatbázis architektúráját amiatt, mert nem volt teljesen világos a leírás. Egy adatbázisnál fontos, hogy pontosan le legyen írva: milyen mezőket lenne kötelező megadni? Milyen alapértelmezett értékei legyenek a különféle mezőknek? Ez sokszor az üzleti logikának a függvénye.

A projekt ára

Természetesen, minél több munkaórát kell valamibe beleölni-annál több idő is lesz azt teljes mértékben, pontosan, és precízen kivitelezni, és ebből adódóan annyival több pénzbe is fog kerülni a teljes projekt ára.

Sokszor megfigyelhető webáruházak készítésekor: az ügyfél megkapja a munkát, nagyjából annyi munkaóra alatt készül el, mint amennyit a kivitelező megígért-megtörténik a számlázás. Ez után, jönnek a különféle igények, melyek a félreértésekből adódtak. Ekkor természetesen plusz időt, és energiát kell a munkára fordítani-az ügyfelünk pedig talán becsapva érzi majd magát, mi pedig kellemetlenül.

A funkcionális megfelelés

Különösen fontos lehet például gyártóberendezések, és szoftverek kivitelezésekor, hogy a lehető legpontosabban legyenek megszabva az igények: egy átlagos termelő gép napi több ezer, vagy több tízezer termékdarabot legyárthat, egy nagyobb üzemben egy gyártósor egy órás állása 20 millió forint profitkiesést okozhat egy cég számára. De az is nagy probléma lehet, ha valamiből legyártanak több tízezer darabot, és kiderül, hogy a gép selejtes elemeket állított elő.

Egy webes applikáció esetén pedig gondoljunk csak a megfelelő felhasználói jogosultságokra: akár jogi problémákat is vehet fel, amennyiben valaki olyan jellegű tartalomhoz fér hozzá, amihez nem kellene.

A feszültség mérséklése

Amennyiben nem jelennek meg időben a várt eredmények, a kivitelező csapaton belül általában feszültség keletkezik. Egy ilyen helyzetben alapvetően nem nőni, inkább csökkenni fog a munka hatékonysága a kivitelezők részéről.

Ezen felül, nem csupán a csapaton belül, hanem a csapat, valamint a megrendelők között is kialakulhat egy ilyen érzés. Ki a hibás? Amennyiben nem készül el időre a munka-ki felel ezért? Jogos lenne-e kötbért felszámolni pusztán azért, mert nem a megfelelő módon alakultak a dolgok?

Kölcsönös elégedettség  

Abban az esetben, ha nincs kölcsönös elégedettség, akkor jó eséllyel nem számíthatunk további ajánlásokra. A B2B marketingen (vállalati piacon) belül például sokkal kisebb szerepe van a hirdetési kampányoknak, és sokkal nagyobb a személyes kapcsolatoknak. Az iparágunkban országos szinten csupán egy néhány profi kivitelező cég lehet jelen, ebből adódóan nem túl szerencsés rossz hírnévre tenni.

Ha a B2C piacon tevékenykedünk-tehát az ügyfeleink nem vállalatok, hanem magánszemélyek-akkor is sokkal jobban járhatunk, amennyiben az ügyfeleink elégedettek velünk: ugyanis a vevők megtartási minden mai cég egyik legfőbb sikerpontját adhatja.

Ha csupán 5%-al képesek lehetünk megnövelni a vevőmegtartási rátánkat, az már 25-28%-os profitnövekedéshez vezethet hosszú távon.

Hogyan adhatjuk meg minél pontosabban a specifikációt?

Abban az esetben, ha szoftverről, programról lenne szó, az alábbi tényezőkre lehet érdemes gondolni:

• A feladat pontos megfogalmazású szövege
• A szövegben használt fogalmak pontos technikai definiálása
• A bemenő adatok típusai, mennyisége, annak jellemzői leírásai (kötelező-e megadni, milyen hosszú adatok jellemzően)
• Felhasználói jogosultságok, szerepkörök (amennyiben adottak)
• A kimenő adatok elvárt értékei
• Futási gyorsaság (a programnyelv kiválasztásánál lehet jelentős)
• A szükséges fejlesztési idő

Ezek gyakorlatilag minden egyes projekt esetén fontos elemek lehetnek: gyakorlatilag bármilyen munka kivitelezése esetén elvárás, hogy a lehető legpontosabban legyenek lefixálva ezek a paraméterek. 

Komplexebb rendszerek esetén például kifejezetten fontos lehet a bemenő, és kimenő adatok ellenőrzése: egy projektmenedzser feladata, hogy a sok kicsi különálló modult összehangolja. 

Hol tanulhatunk meg rendszerben gondolkodni? 

A rendszerben való gondolkodást leginkább magánszemélyektől, programozóktól lehet megtanulni. Mivel a legtöbben nagyon elfoglaltak a munkahelyükön, érdemes egy programozótól magánórákat venni.