Mi jellemez egy profi projektmenedzsert? A 11 kellő tulajdonság!

Mégis mik azok az emberi tényezők, és tulajdonságok, melyek minden egyes PM-et jellemeznek?

Sok esetben megfigyelhető, és ez nem csupán az IT világára igaz: szükség van olyan emberekre, akik igazából nem a kivitelezési, fejlesztési munkákat végzik el, hanem a különböző folyamatokat hangolják össze, tevékenyen megpróbálják elősegíteni a csapatszellemet a munka során, valamint ők azok, akik képesek az ügyfél nyelvén beszélni: egyaránt rendelkeznek szakmabeli tudással, és kiváló szociális, kommunikációs képességekkel is.

Sok esetben-én legalábbis sokszor így láttam a helyzetet-az emberek picit „lenézően” gondolnak egy projektmenedzserre. Hiszen nem ők lesznek azok, akik egy szoftver esetén a több tízezer soros kódbázist létre fogják hozni. Ha egy építőipari vállalatról beszélünk, akkor nem ők azok, akik a tervezési munkálatokat végzik, és amennyiben valami rosszul sülne el, nem ő miattuk fog egy ház összedőlni.

Ebből adódóan, érdemes lehet picit jobban letisztázni, hogy pontosan: mi egy projektmenedzser feladata? Milyen felelősséget vállal ő, és miből áll az élete? 

Mi egy projektmenedzser feladata?

Egy IT projektmenedzsert egy olyan emberként képzelhetünk el, akinek van valamilyen szakmai tudása egy adott területen: képes bizonyos szinten rálátni arra, hogy a kivitelezési technológiák hogyan működnek, milyen feladatokra mit lehet érdemes használni. Nagyjából meg tudja saccolni, hogy adott eszközökkel, adott paraméterek mellett egy feladatot mennyire rizikós lehet kivitelezni, ebből adódóan képes lehet a megfelelő árajánlat tételére is.

Ő az az ember, aki egyszerre képes a fejlesztő szakemberekkel, és a megrendelőkkel, ügyfelekkel kommunikálni: a kettő embertípus alapvetően más, és ő az, aki a kettőt megfelelően képes összekötni.

Amennyiben felelősségvállalásról beszélünk, kijelenthetjük, hogy ő az a személy, aki felelősséget vállal a munka sikeréért is: az IT világában rengeteg cégnél ráadásul maga a cégvezető van projektmenedzseri pozícióban. Egy jó projektmenedzser akár több pénzt is megkereshet, mint a cégnél dolgozó jó szakemberek nagy része.

Mik jellemeznek egy igazán jó projektmenedzsert?

Mik lennének konkrétan azok a pontok, amik szerint jónak lehetne értékelni, titulálni egy projektmenedzsert? A feladatkörök némileg eltérhetnek például annak függvényében, hogy milyen módszertant követ a csapat (pl.: agillis, scrum), de nagyjából az alábbi tulajdonságokat lehet felsorolni: 

1. Vezető személyiségtípus

Csak és kizárólag egy olyan emberből válhat jó projektmenedzser, aki jellemzően erre a szerepkörre született. Nem feltétlenül szükséges itt géniuszi adottságokra gondolni, viszont egy olyan ember, aki alapvetően nem jó szociális egyéniség, nem tud konfliktusokat kezelni, és nem tiszteletet kisugárzó, soha nem lesz jó projektmenedzser.

2. Jó kommunikációs készség

Egyvalamit érdemes leszögezni: egy programozó, vagy bármilyen szakember máshogy gondolkodik, és teljesen máshogy fogalmaz meg, közelít meg problémákat, mint egy ügyfél, aki rendelni szeretne.

Nagyon fontos, hogy megfelelően precíz fogalmazásokat használjon egy projektmenedzser, és amennyiben nem biztos abban, hogy az ügyfél valamit ténylegesen a megfelelően fejez ki, addig tesz fel neki körkérdéseket, míg minden szándék teljesen világossá nem válik.

Ezen felül, ne felejtsük el azt sem, hogy gyakran van szükség arra, hogy külföldi ügyfelekkel működjünk együtt, ez pedig-hatékonyságát tekintve-már tényleg nem bízható rá akárkire.

3. Váratlan helyzetek kezelése

Nagyon sokszor fordulhatnak elő olyan pillanatok, mikor egy átlag ember, akinek nincs kifejezetten tapasztalata ügyfelekkel történő bánásmód terén, nem igazán tudja, hogy bizonyos embertípusokat hogyan kell kezelni.

Nagyon változó lehet ügyfelenként az, hogy ki mennyire barátságos, vagy hajlandó profin együttműködni másokkal. Mikor weboldalakat, webáruházakat rendelnek egy cégtől, akkor például gyakran kirajzolódik ez: jellemzően nem egy profi értékesítővel kerülünk szembe, aki egy vállalatot képvisel-hanem egy magánszeméllyel.

Ne csupán az ügyfeleinkre gondoljunk itt, hanem a csapatunkra is. Egy komolyabb projekt kivitelezése akár tízmilliós nagyságrendekre is rúghat, melyet akár egy 4-5 fős csapat munkája fog fedezni: ez egy jellemzően JAVA projektes felállás. Nagyon fontos, hogy a súrlódások, különböző konfliktusok hamar megoldódjanak, ugyanis sokkal könnyebb lehet egy ilyen problémát elsimítani, mint egy új csapattagot szerezni.  

4. Feladatok összehangolása

Én életemben először olyan helyen dolgoztam programozóként, ahol kizárólag egyetlen embernek az utasításait kellett, hogy kövessem-aki néha segített a munkák kivitelezésében.

Még így is elég gyakran fordult elő az, hogy a munkák nem voltak megfelelően összehangolva: volt, hogy ugyanazon a feladaton kezdtünk el dolgozni mindketten, pusztán azért, mert nem volt egy normális kialakítás.

Számos módszer létezik arra, hogy a feladatok állását nyomon kövessük, illetve, hogy azokat kioszthassuk: ilyen például az úgynevezett Trello tábla. 

5. Szervezőkészség

Az előző ponthoz hasonlóan: attól függően, hogy éppen minek van nagyobb hangsúlya, a munkaerő megfelelő átcsoportosítása válhat szükségessé. De ne gondoljuk azt, hogy ez egy olyannyira egyszerű feladat lenne!

Abban az esetben, ha egy munkást egy másik projektre szeretnénk áthelyezni, bizonyos időbe fog telni számára, míg az éppen aktuális munkát, projektet megfelelően át tudja látni. Ezért már a „vészhelyzet” kialakulása előtt érdemes átgondolni az erőforrásokat.

6. Win-Win szituációk megteremtése

Természetesen, mindig lenne egy elképzelésünk azzal kapcsolatban, hogy mi mit szeretnénk csinálni, és hogyan. Viszont ez a való életben mindig picit máshogy alakul: és ez akár a családi életünkre is igaz, a pénzügyi helyzetükre, és a többi.

Egy jó projektmenedzser mindig képes egy olyan ajánlattal előállni az ügyfél számára, ami még mindkét félnek megfelelő lehet-amennyiben a legkedvezőbb opció sajnos nem adott.

7. Megfelelő javaslat tétele

Sok esetben előfordulhat, hogy az ügyfelünk egész egyszerűen olyasmit szeretne kérni, ami nem lehetséges. Azokkal az eszközökkel, amikkel rendelkezünk, vagy amikkel egy projekt kivitelezésébe belekezdtünk, valójában nem megoldható a munka.

Illetve, lehetséges, hogy business szemlélettel nézve csupán értelmetlen egy kérés. Például, weboldalak, webáruházak készítése esetén előjöhet az a probléma, hogy a kivitelezendő konstrukció, vagy design megoldás egész egyszerűen nem lenne kifizetődő-üzleti szempontból. Márpedig, nekünk sem érdekünk, olyan valamit pénzért eladjunk, ami nem fog később eredményeket hozni senki számára.

8. Objektív szemlélet

Nagyon sok ember esik a megerősítési torzítás hibájába: van valamivel kapcsolatban egy elképzelésük, meggyőződésük, és csak és kizárólag azokat az érveket képesek meghallgatni, amik az ő gondolataikat támasztják alá.

Nos, egy jó projektvezető esetén ez nagyon súlyos hiba lenne. Nagyon nyitottnak kell lennie az ügyfelei javaslataira, és abban az esetben, ha véleménye szerint azok nem a legjobbak, a megfelelő korrekció elvégzése is nagyon fontos elem lehet.

9. Motiváció megteremtése

Ki az, aki szeretne egy olyan csapatban dolgozni, ahol mindig csak és kizárólag a teljesítményről, teljesítményről, és teljesítményről van szó, semmi másról?

Egy jó csapatvezető a megfelelő módszerekkel képes lehet a dolgozók buzgalmát fenntartani: különféle jutalmakkal, a munkások pozitív tulajdonságainak rendszeres megemlítésével.

10. Áttekinthetőség

Találkozni olyan IT cégekkel manapság, melyek hatalmas, gigászi komplexitású, és méretű projekteket próbálnak meg kivitelezni. Jellemzően a JAVA világában figyelhető meg ez: hatalmas, monolitikus kódbázisok alakulnak ki, és ezeket valakinek át kell látnia. 

Egy jó PM mindig képes ezeket összehangolni: kiadja, hogy ki milyen modulokat fejlesszen az adott munka során: meg van szabva, hogy milyen bemeneti, és kimeneti értékeket szeretnénk a végeredmény gyanánt látni, és a PM az, aki ezeket összeköti. 

11. optimizmus

Minden egyes projektmenedzsernek ebből áll az élete, de ez gyakorlatilag minden területen igaz az életben: különféle feladatok hárulnak ránk, amiket valahogy meg kell próbálnunk megoldani, még akkor is, ha talán kilátástalannak látszik a helyzet.

Ma már statisztikákkal alátámasztott ténynek minősül, hogy az optimista emberek jobban teljesítenek az élet minden területén, és ez természetesen erre a témakörre is érvényes.

Összefoglalás

Na, így azért már egy picit máshogy hangzik mindez, nemde? Amint láthattuk, skillek nem kicsi sorozatára van szükség ahhoz, hogy valakiből egy sikeres projektmenedzser válhasson. Ez nem egy olyan területnek fogható fel, mint egy matematikai megoldási módszer, ahol kiszámoljuk az egyenlet optimális gyökeit: ilyen szemléletre is szükség van, de ez még önmagában véve kevés.

Olyannyira nehéz benne jónak lenni, hogy sok esetben egy PM többet meg is kereshet, mint a gyárnál dolgozó mérnök, vagy a cégnél levő programozó-és legalább akkora a felelősség is.