Hatékony munkavégzés-hogyan segíthetjük elő? A 12 lépés!

Vannak olyan dolgok, amiken igenis lehet változtatni, és a lehetőségeink mérlegelésével, valamint némi praktikával növelhető a megfelelő munkamoralitás. Mégis hogyan?

Manapság rengeteg munkahelyen küzdenek a dolgozók, munkavégző személyek a lehangoltsággal, a motiválatlansággal, a stresszel, és még rengeteg egyéb dologgal. Természetesen, vannak olyan dolgok, amire kevesebb befolyásunk lehet, viszont akadnak olyanok is, amiken igenis meg tudunk változtatni. 

Egy csapat sikeres működéséhez elengedhetetlen a dolgozók egyéni munkavégzési hatékonyságának növelése. Hiszen, ha ők nem hozzák ki a maximumot magukból, rosszul priorizálnak, vagy rendszeresen ugyanazokba a hibákba esnek bele, akkor soha nem beszélhetünk igazán hatékony munkavégzésről. 

Ebben a cikkünkben arról szerettünk volna írni, hogy pontosan mi lehet szükséges ahhoz, hogy egy ember-egy rábízott feladatokkal-a lehető legjobban meg tudjon birkózni. Nem csupán csapatmunkák esetén igaz ez, hanem általánosságban véve is: bárki, aki szeretné ilyen téren a sikerességét növelni, hasznot meríthet a cikkből.

Mik a legfontosabb jellemzők?

Mégis mit gondoltok, mik lennének a legfontosabb ismérvei egy sikeres munkavégző személynek? Természetesen, nagyon sok ilyen lehet, inkább azokat próbáltuk meg összegyűjteni, amik a legfontosabbak lehetnek. 

1. Megfelelő priorizálás

Nekem sokáig problémát okozott az, hogy mikor több munkán, projekten kellett egyidejűleg dolgoznom, akkor sokszor nem igazán volt egy fontossági sorrend. Éppen azt a feladatot csináltam, amihez kedvem volt, ugyanis volt több feladat is-és emiatt sokszor nem az a projekt haladt, aminek kellett volna.

Praktikus tipp: írjuk össze egy papírra, hogy milyen feladatokat kellene ellátnunk az adott napon, adott héten. Ez után próbáljunk meg felállítani egy fontossági sorrendet ez alapján: mennyire sürgős a határidő? Egy elkészült munka mennyiben segítene elő más munkákat?

2. Tudatos időbeosztás

Nekem annak idején az egyetemi éveim alatt segített ez nagyon sokat, amikor dolgozni kezdtem. Elsőre lehetetlennek tűnt a kettőt összehangolni. Megpróbáltam egy időtervet készíteni: melyik nap mire, és mennyi időt szeretnék majd rászánni, és pontosan mikor?

Ebbe belesoroltam a szórakozást, a hobbijaimat, az utazást, a munkát, a tanulásra, házi feladatok írására fordított időt. Nagyjából megtippeltem, hogy mire mennyit kellene fordítani, hogy egy elfogadható sikerességi szintet hozhassak, és láss csodát: bőven kijöttem az időből.

Ugyanez alkalmazható gyakorlatilag az élet minden területén, de a munkában is. Természetesen lehetséges, hogy valami egyszer elcsúszik majd, de összeségében véve szerintem jól alkalmazható.

3. Pici célokat tűzzünk ki magunk elé

Minden, de minden egyes feladat felbontható apró lépések sorozatára. Így van, ez, vagy sincs? A leggigantikusabb építményeket is így tervezték meg, valamint hozták létre: sok miniatűr lépés sorozataként, ami végül együtt alkotott egy harmónikus egészet. 

Mindig törekedjünk arra, hogy egy komolyabb feladat esetén pici részegységekben próbáljunk meg gondolkodni. Sokkal lelkesebben, és optimistábban lehet a feladatokra tekinteni, amennyiben mindig ezt mondhatjuk magunkban: „egy pipa. Még egy pipa, és még egy!”

Ez a feladatok kezelését, áttkinthetőségét, valamint a pozitív munkamorált fogja elősegíteni.

4. Határoljuk be a szerepkörünket

Nagyon sokszor, mikor egy munkát ránk osztanak, ez jut eszünkbe: de miért így kell ezt csinálni? Hiszen, nem is logikus, vagy értelmes az, amit kérnek tőlünk-vagy nem a legoptimálisabb.

Természetesen, sokszor lehetséges, hogy tényleg igazunk lenne, ekkor tehetünk javaslatot: viszont a legtöbb alkalommal nyilván oka van annak, hogy valamilyen utasítást kapunk. Ezt érdemes elfogadni, és pontosan e szerint eljárni.

5. Találjuk meg a megfelelő kommunikációs formát

Akár magánvállalkozóként dolgozunk, és az ügyfeleinknek szeretnénk megfelelni, akár egy csapaton belül dolgozva kapjuk az utasításokat-nagyon fontos, hogy a különféle igények, és specifikációk a legpontosabban érthetőek legyenek mindenki számára.

Ez növelni fogja a munka hatékonyságát, csökkenti a súrlódást, valamint a feleslegesen elpocsékolt munkaidőt is.

6. Tudjunk nemet mondani

Sokszor csapatban kell dolgoznunk: egy adott munkát együtt kellene kiviteleznie néhány személynek, és a feladatokat együttesen kellene próbálni megoldani.

Ez esetben egy jó tanács: amennyiben olyan feladatot szeretnének ránk bízni,  ami jó eséllyel meghaladná a képességeinket, vagy nagyon rossz hatékonysággal tudnánk az ellátni, próbáljunk meg másik munkát kérni.

Még mindig sokkal jobb opció, mint ha rengeteg időt eltöltenénk valamivel, és nem tudnánk felmutatni semmit a végén.

7. Ismételjünk ügyesen

Én programozóként nagyon sokszor tapasztalom ezt: hasonló feladatokat kell ellátni 1-1 munka során. Hasonló igényekkel fordulnak a különféle ügyfelek hozzánk, és ebből adódóan, minden egyes munka esetén vannak olyan rész-feladatok, melyeket más projektekből hasznosítani lehet.

Természetesen munkakörtől, és beosztástól függhet, hogy erre mennyire van lehetőségünk, de ha valaki ügyes, akkor bizonyos, hogy valamilyen szinten meg fogja tudni ezt valósítani.

8. Tartsunk szüneteket

Nagyon sok munka esetén még előírás is: például kamionsofőrök esetén adott óránként kötelező megállni, és egy picit pihenni, ezzel elkerülve az esetleges problémákat.

Viszont, gyakorlatilag bármilyen munkát végzünk, ugyanúgy igaz lehet ez: amennyiben hajlandók vagyunk szünetet a megfelelő időközönként tartani, látni fogjuk, hogy ez meg fogja hálálni magát.

Nem kell itt sokra gondolni: felállunk, sétálunk egy picit, és kifújjuk magunkat. Iszunk egy pohár hideg vizet, és veszünk pár mély levegőt.

9. Tanuljunk a legjobbaktól

Szinte biztos vagyok benne, hogy nincs olyan ember közöttetek, aki teljesen egyedi munkát végezne. Lehetünk akár mérnökök, programozók, szerelők, vagy valamilyen adminisztrátorok: mindig lehetnek olyan emberek a környezetünkben, vagy a szakmánkban, akik képesek lehetnek jó technikákat mutatni számunkra: hogyan kell valamit optimálisabban, gyorsabban, vagy könnyebben megvalósítani.

Érdemes lehet ezeket a tanulási alkalmakat keresnünk, ugyanis sokszor motoszkál az ember fejében az a gondolat, hogy egyik-másik munkával miért kell annyira sokat vesződni. Ha csupán 1-2 dologban fogunk hasznos tippeket szerezni, már akkor is rengeteg időt fogunk megspórolni hosszú távon.

10. Megfelelő energiabeosztás  

Ismerős az a szituáció, mikor egy hosszabb távot kellett volna lefutni, és azért nem értünk a végére, mert az elején elpazaroltuk az összes energiánkat? Nos, ez a munka során is pontosan ugyanígy van: nekünk kell tudunk, hogy együltőhelyben mennyit tudunk teljesíteni, és hogy hogyan.

Annak érdekében, hogy a lehető legjobban teljesítsünk a munkahelyünkön, érdemes végig gondolnunk a személyes adottságainkat. Nem mindenki képes egyformán, vagy ugyanolyan hatékonyan ülni a helyén X órán keresztül, nekünk kell megtalálnunk azt, ami a mi igényeinknek jobban megfelel.

11. Tegyünk szert a megfelelő eszközökre

Nekem sokáig problémát jelentett például az, hogy olyan számítógépen kellett dolgoznom, ami nem volt megfelelő az adott feladatok elvégzésére. Egész egyszerűen lassú volt, és rengeteget akadályozott abban, hogy a lehető leghatékonyabban tudjam a feladataimat végezni.

Legyen bármilyen munkahelyünk: alapvető elvárás, hogy a megfelelő eszközök biztosítva legyenek számunkra a kiváló munkavégzéshez.

12. Teremtsük meg a tökéletes munkakörnyezetet

Ismersz olyan embert a környezetedben, aki mindig mindenkivel jól kijön, pozitív érzésáradat sugárzik belőle, és mindenki élvezi a társaságát?
Próbálj meg te magad is ilyen lenni, egy kellemes, és bizalmas légkörben sokkal könnyebb a ránk háruló feladatokat teljesíteni.